Een variatie op een bekend gezegde, waarmee oorspronkelijk bedoeld wordt dat we activiteiten moeten uitvoeren zoals we ze besproken hebben. Met de variant in de titel wordt benadrukt dat we voor de diensten die we aanbieden, projecten en rapportages die we uitvoeren, ook de daarvoor geschikte data moeten aanvoeren. Zonder de juiste actuele data van gewenste kwaliteit worden diensten, projecten en rapportages onbetrouwbaar en irrelevant voor gebruikers.

Beheer je digitale assets:

Misschien herken je situaties van het product dat besteld wordt en niet meer in het assortiment zit. Vaak is de oorzaak dat er geen verantwoording is toegewezen voor de onderliggende data en de verwerking daarvan.

Goed beheer van data is dus cruciaal, voor effectieve processen, tevredenheid van medewerkers, klanten en leveranciers en voor transparantie en betrouwbaarheid van je organisatie. Daarnaast hebben de uitkomsten van Business Intelligence (BI), Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning (ML) alleen maar waarde als de ingevoerde data betrouwbaar, actueel en relevant is voor dergelijke verwerking.

Best practices:

Vanuit onze historie herkennen we een aantal valkuilen die kunnen worden vermeden met zorgvuldig datamanagement. We vatten de meest opvallende issues samen in een top 10.

1. Het ontbreken van een volwaardig datamanagement plan, waardoor aspecten als kwaliteit, veiligheid en privacy onvoldoende geborgd zijn voor optimale dataverwerking.
2. Er worden meerdere, onsamenhangende tools gebruikt voor diverse aspecten van datamanagement. Zo is autorisatie en authenticatie vaak niet gekoppeld aan een HR-applicatie, nieuwe medewerkers krijgen een kopie van bestaande rechten omdat een goede tool voor rol gebaseerde toegang ontbreekt of niet bekend is. Vertrekkende medewerkers hebben soms nog jarenlang toegang tot diverse systemen en het aantal accounts is een veelvoud van het aantal medewerkers.
3. Het ontbreken van metadata-management. Voor het controleren herkomst en optimaliseren van de kwaliteit, actualiteit en volledigheid van data, is het noodzakelijk dat er voldoende en correcte metadata beschikbaar is. Het ontbreken van de juiste tools voor metadata-management kan leiden tot misverstanden en problemen.
4. Masterdata is niet opgenomen in een beleid en wordt willekeurig ingezet. Om de juiste taal, schrijfwijze, betekenis en relevantie van data en metadata te kunnen waarborgen is masterdata belangrijk. De problemen ontstaan als niet geregeld is hoe je voornaam, achternaam noteert in een systeem, welke regels er gelden, voornamen voluit, roepnaam, alleen voorletter, a. of alleen a enzovoort. Wat als er een nieuw adres wordt ingevoerd, is dat inderdaad een nieuwe locatie of een spelfout van een bestaande? Voor een bedrijf dat pakketten bezorgt is dat wel relevant. Het kwam ooit voor dat iemand in Delfz.(ijl) aanbelde, terwijl hij in Delft moest zijn.
5. Er heerst een overtuiging dat data-kwaliteit de verantwoording van de IT-afdeling is. Het zijn in veel gevallen eindgebruikers op diverse afdelingen die data invoeren en voor hun dagelijkse werkzaamheden opvragen. Zij zijn daarom degenen die het best kunnen aangeven welke kwaliteit noodzakelijk is en wat minimale eisen zijn. Samenwerking en verantwoording voor de kwaliteit delen en vastleggen is hier de oplossing.
6. Een data warehouse is niet hetzelfde als een grote database waar alle data voor benodigde rapportages is opgeslagen. Het vinden van de juiste data is een complexe en tijdrovende bezigheid en levert in veel gevallen minder inzichten dan verwacht en gewenst.
7. De hiërarchie in de organisatie belemmert een directe samenwerking tussen data-eigenaar en gebruikers van rapportages en dashboards. Samenwerking tussen BI analisten en data engineers verloopt moeizaam door complexe beheersprocessen, beleidsregels en onduidelijke afspraken over verantwoording.
8. Zelfservice portalen worden uitsluitend gebruikt voor individuele behoeftes en er is geen strategie of beleid in de organisatie voor breed gebruik van rapportages en dashboards, inclusief de daarvoor benodigde data. Data Governance kan daarin verbetering brengen.
9. Big Data is vooral een buzz-woord dat door veel leveranciers gebruikt wordt om bestaande methodes en technologie vanuit een nieuwe invalshoek te beschouwen. Naast enkele praktische en effectieve toepassingen is het voor eindgebruikers niet eenvoudig om de juiste keuze te maken hoe met big data moet worden omgegaan en wat het effect dan is.
10. Het gemak waarmee men aanneemt dat data veilig is achter de bestaande firewall kan leiden tot onzorgvuldig gedrag op de werkvloer. De overtuiging dat veiligheid te allen tijde een waterdichte combinatie zal zijn van mensen, processen, en technische middelen moet in de organisatie leven om daadwerkelijk veilig met data om te kunnen gaan.

Maak een plan:

Als je één of meerdere van deze valkuilen herkent, wordt het tijd om aandacht te besteden aan een gedegen datamanagementplan, waarin zowel de datastrategie, de architectuur alsmede de kwaliteit en veiligheid van je kritische data wordt beschreven en geborgd. Samen met een passend data governance beleid kan je voorkomen dat je ooit nog in de genoemde valkuilen stapt.

Betrek alle belanghebbenden:

Naast deze instrumentale verbeteringen ervaren wij ook regelmatig dat de implementatie zeer traag verloopt en in veel gevallen niet volledig wordt uitgevoerd. Vaak ontbreekt er draagvlak in één of meer lagen van de organisatie. Zorg dus dat er bij de hoogste leidinggevenden consensus en toestemming is om een datamanagementplan te ontwerpen en dat er op de werkvloer loyaliteit en enthousiasme is op basis van zichtbare verbeteringen op korte termijn.

Tenslotte herkennen we de specifieke focus van leveranciers op slechts één aspect van een datamanagementplan. Dat kan zijn het ontwerpen, het invoeren of het beheren. Slechts zelden zijn dergelijke partijen in staat om ook de menselijke kant van de implementatie te begeleiden.

thebrownpapercompany heeft zich toegelegd op zowel het ontwerpen en bouwen van de digitale diensten, alsmede op de succesvolle invoering en begeleiding van de betrokken afdelingen en medewerkers. Een vooraf afgesproken resultaat met betrekking tot de invoering van bijvoorbeeld een data-managementplan is thebrownpapercompany niet vreemd.  Wij voegen de data en de daad bij het woord!

Waar en wanneer begin jij?

Wil jij ook weten hoe je organisatie ervoor staat bij het beheren van de meest kritische digitale assets? Vraag dan een nulmeting of assessment aan. Met de uitkomst weet je welke valkuilen op de loer liggen en wat er moet gebeuren om de digitale toekomst met vertrouwen tegemoet te treden. Benader me gerust met een persoonlijk bericht als je meer wilt weten.

lees ook onze andere prikkelende artikelen